Vestiging Secretaresse (m/v)

In het kort

Wie: Je hebt een afgeronde secretariële mbo 4 opleiding aangevuld met minimaal drie jaar relevante werkervaring.
Wat: Het ondersteunen van de partners en medewerkers binnen de betreffende vestiging.
Waarom: In deze functie krijg je ruimte om je kennis en ervaring in te zetten om de organisatie verder te ondersteunen op het commerciële en secretariële vlak.
Waar: Jouw standplaats is Rotterdam.

De functie

Onze vestiging in Rotterdam is op zoek naar een daadkrachtige, hands-on vestiging secretaresse (m/v). Als vestiging secretaresse verricht je voor de partners en medewerkers op de vestiging, uiteenlopende secretariële, administratieve, coördinerende en facilitaire werkzaamheden. Hieronder valt onder andere agendabeheer van partners, het verzendklaar maken van de uitgaande correspondentie, notuleren en bewaken actielijst, declareren, debiteurbeheer (o.a. specificaties voorbereiden), organiseren van personeelsactiviteiten en bijeenkomsten voor klanten, sponsoring en andere acquisitiewerkzaamheden (PR) en ontvangst van klanten. Bij afwezigheid van collega’s binnen de ondersteuning neem je de betreffende werkzaamheden over.

Als vestiging secretaresse heb je een leidinggevende rol waarbij je de secretariaatmedewerkers aanstuurt en evalueert. Je bent het aanspreekpunt voor huisvestingsaangelegenheden en signaleert en meldt incidenten bij de desbetreffende partij of contactpersoon. Lokale PR werkzaamheden, declareren en debiteurbeheer verzorg je in overleg met de verantwoordelijke partner. De coördinatie van diverse evenementen op de vestiging behoort tot je taken. Je verzorgt de lokale personeelsaangelegenheden (ontvangen van nieuwe collega's, zorgen voor attenties bij bijzondere geberutenissen etc). Ook het analyseren van prospects en marktinformatie behoren tot de meer commerciële werkzaamheden.

Een dag als vestiging secretaresse kan bijvoorbeeld ’s ochtends starten met het doornemen van de dagplanning met de secretariaatmedewerkers, vervolgens bekijk je of er urgente mails zijn binnengekomen en loop je langs de partners of zij (urgente) werkzaamheden voor je hebben. Daarna heb je een telefoongesprek gepland met de marketing afdeling over de salesfunnel. Tevens bespreek je zaken voor een netwerkevent dat gepland is op jouw vestiging en worden de taken verdeeld. Tussendoor verzorg je de koffie voor de meetings die gepland zijn in de spreekkamers, ontvang je bezoek en sta je klanten telefonisch te woord als de partner in bespreking zit. Na de lunch schuif je aan bij het MT-overleg om te notuleren en stel je een actielijst op. Aan het einde van de middag handel je nog wat kleine taken af en kijk je terug op een dynamische dag waarbij je op facilitair, secretarieel en commercieel gebied weer veel hebt bijgedragen.

Wij zoeken

Als vestiging secretaresse herken je jezelf in het volgende profiel:

• Je bent bij voorkeur 40 uur per week beschikbaar (36 uur is bespreekbaar);
• Je hebt een afgeronde secretariële mbo 4 opleiding aangevuld met minimaal drie jaar relevante werkervaring;
• Uitstekende kennis van MS Office;
• Een BHV diploma is wenselijk;
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend;
• Je beschikt over een hands-on mentaliteit;
• Je bent enthousiast, proactief, klantgericht, flexibel, nauwkeurig en denkt in oplossingen;
• Je herkent jezelf in onze CLEARR kernwaarden: collaboration, leadership, excellence, agility, respect, responsibility.

Wij bieden: ruimte om te ontwikkelen

• Een groeiende organisatie, waarin een directe en persoonlijke manier van communiceren centraal staat;
• Samen te werken met een leuk en enthousiast team;
• Initiatieven te nemen en te initiëren.

Enthousiast?

Wil jij werken bij Grant Thornton en de ruimte krijgen om te groeien? Solliciteer dan als vestiging secretariaatsmedewerker via onderstaande solliciteer button. Wil je meer weten over de vacature? Neem dan contact op met Mark Assink (Recruiter) via 088 – 6769065.

Locatie

Rotterdam

Contactpersoon

Je bekijkt de volgende vacature
Vestiging Secretaresse (m/v)
Meer details
Vergelijkbare vacatures
in Gouda
in Alphen aan den Rijn
in Rotterdam
in Rotterdam
in Alphen aan den Rijn / Randstad
in Amsterdam